はじめに
プロジェクトは「決める・伝える・やり切る」の連続です。ところが現場では、会議で決めたことが抜け落ちる／口頭相談が灰色のまま流れる／上層部の判断が文書化されない――そんな“微小な取りこぼし”が連鎖して、遅延や手戻り、ベンダーとの齟齬を引き起こしがちです。
議事録アプリ 「ギージー」 は、会議や口頭コミュニケーションの内容を正確に記録し、要約・決定事項・アクションに自動整理、リンク1つで関係者と共有・検索できる状態にします。PM（プロジェクトマネージャー）にとっては、説明責任の担保、意思決定の再現性、ナレッジの継承を同時に実現する“運営基盤”になります。
このe-Bookでは、PMの定番シーン10個をとりあげ、ギージーを使った運営フロー／成果物テンプレ／運用ルールまで具体的に落とし込みます。明日からの会議に、そのまま持ち込んでください。
このe-Bookで学べること
- キックオフミーティングを記録し、全体の認識を統一
- 進捗会議を記録し、課題の対応状況を明確化
- 要件定義の議論を記録し、仕様のブレを防ぐ
- チーム内の口頭相談を記録し、認識のズレを解消
- 外部ベンダーとの会議を記録し、契約外対応の防止に
- 緊急時の対応判断を記録し、リスク管理を強化
- レビュー会議を記録し、改善提案を行動につなげる
- ステークホルダーとの協議を記録し、説明責任を明確に
- 新人 PM・サブリーダーへの OJT 記録として活用
- 上層部との報告・判断を記録し、組織的な意思決定を支援
まず押さえるべき、ギージー運用の原則
- 会議の「すべて」を資産化：議題外の雑談・口頭相談も“ミニ議事録”として残す。
- 「決定」「保留」「宿題」を分解：要約の中に意思決定／未決／アクションを必ず独立させる。
- タグと命名で回遊性を作る：PJ名_会議種別_YYYYMMDD＋#要件 #契約 #リスクなどタグを標準化。
- 発言の引用は原文リンクで：要約だけでなく、必要なら原文の該当箇所にも即ジャンプできる状態をキープ。
- 共有は“会議後○分以内”：スピードが記憶の鮮度を担保し、確認ループを短縮する。
1. キックオフミーティング：認識統一を“リンクひとつ”で配る
ねらい：目的・体制・進め方・判断基準を全員に同一配布。後続の認識ズレを未然に防止。
ギージー運用フロー
- 会議を録音（オンライン／対面どちらもOK）
- 自動要約で「目的／スコープ／非スコープ／体制／進行ルール／コミュニケーション原則」を抽出
- 決定事項ログと初回アクションを分離
- 共有リンクをプロジェクトルームに固定ピン留め
- 新規参画メンバーはまずこのリンクからオンボーディング
成果物テンプレ（抜粋）
- 決定：プロジェクト目的（1文）、成功指標（3指標）
- 非スコープ：対象外とする業務・機能
- 判断基準：優先順位（例：安全性＞法令順守＞品質＞コスト＞納期）
- アクション：担当／期限／依存関係
2. 進捗会議：課題の現在地を一瞬で把握
ねらい：課題の状態を“文章で”最新化。WBSだけでは掴めない文脈を補完。
ギージー運用フロー
- 定例のたびに録音→自動要約
- アクション一覧（担当／期限／進捗）を自動抽出
- 課題カードを「新規／進行中／ブロック／完了」で分類
- 会議終了後、リンクを共有し、各担当がコメントで差分更新
ポイント
- 「ブロック理由」を必ず一文で。対策の仮説もセットで残す。
- 定例の“議題消化率”を可視化し、溢れは次回の先頭へ。
3. 要件定義：仕様ブレを“差分で”封じ込める
ねらい：曖昧語の解像度を上げ、非機能要件・制約条件も含めて合意形成。
ギージー運用フロー
- 主要ユースケースの議論を記録
- ギージー要約から合意済／未合意／検討中へ自動仕分け
- 用語の定義集（語彙表）を併載し、表現のゆれを抑制
- 変更が出たら「変更理由／影響範囲／決裁者／決定日」を追記
成果物テンプレ（抜粋）
- ユースケース：アクター／前提／メインフロー／代替フロー
- 非機能：性能／可用性／セキュリティ／運用
- 制約：既存システム連携／法令・業界ルール／SLA
4. 口頭相談：5分の立ち話を“ミニ議事”に
ねらい：Slack・通路・デスクサイドでの非公式合意を透明化し、後日の認識齟齬を防ぐ。
ギージー運用フロー
- 相談が発生したらスマホで短時間録音
- ギージーの短縮要約で「相談の背景／合意／保留」を即時生成
- 共有リンクを当事者に貼り、確認リアクションで合意確定
- 必要なら定例のアジェンダにも自動掲載
ルール例
- 5分超の相談は録る、3分以内はメモ。
- 意思決定に触れたら必ずリンク化。
5. 外部ベンダー：契約外対応の“線引き”を証跡で守る
ねらい：議事録が契約上の盾に。スコープ外の依頼は変更手続きへ誘導。
ギージー運用フロー
- 取引先との会議を録音
- 自動要約で契約範囲／追加要望／見積・稟議のトリガーを抽出
- 「要求→提案→合意→発注」のどこにいるかを明確化
- 共有リンクを双方で保管し、発言引用でディスカッション
テンプレ
- 変更要求ID／依頼者／要旨／影響／コスト概算／期限／合意ステータス
6. 緊急時対応：タイムラインが“意思決定の盾”になる
ねらい：障害・事故・インシデントの判断過程を残し、再発防止と説明責任を両立。
ギージー運用フロー
- 立ち上がりから録音（ブリッジでもOK）
- ギージーが時系列で事実／判断／対処／結果を整理
- 収束後に**振り返り（AAR）**テンプレで教訓化
- リスク台帳にリンクし、予兆・兆候の監視点を更新
AAR観点
- 何が起き、何を期待していたか
- どの判断が機能し／しなかったか
- 次回、何を変えるか（人・プロセス・技術）
7. レビュー会議：改善提案を“アクション化”する
ねらい：コード／デザイン／テスト／受入レビューで、指摘を誰がいつまでに閉じるかを明確化。
ギージー運用フロー
- レビューの議論を録音→要約
- 指摘リストを「重大／中／軽微」でラベル
- 修正のOwner／Due／判定基準を自動抽出
- 次回レビューの冒頭で、未完了の指摘だけを自動抽出して確認
8. ステークホルダー協議：専門外の人にも“伝わる要約”
ねらい：経営・法務・営業・現場など、利害は一致しない。非技術者向けサマリで理解を揃える。
ギージー運用フロー
- 会議を録音
- 相手別サマリ（経営向け／現場向けなど）の要点を生成
- 決裁に必要な選択肢・リスク・トレードオフを並列提示
- 合意形成のログをリンクで時系列管理
9. OJT：新人PMの“教科書”は現場から作る
ねらい：実戦での判断・交渉・落としどころを教材化。属人スキルをチーム資産へ。
ギージー運用フロー
- 重要会議で新人がシャドーイングしながら記録
- 要約＋先輩の意図解説コメントを追記
- ケース別にベストプラクティス集へ編纂
- 次の登壇機会で新人が“台本”として活用
10. 上層部報告：判断材料を“1ページで”
ねらい：忙しい経営層に、今の状況・選択肢・推奨・リスクを1枚で渡す。
ギージー運用フロー
- 定例報告を録音→エグゼクティブサマリに自動整形
- 「求める判断」を文頭に固定
- 代替案・必要予算・影響範囲を要点化
- 結果（承認／保留）を意思決定ログに追記
5分で始める“標準オペレーション”
- 開始前：タイトル命名PJ_会議種別_YYYYMMDD／タグ#要件 #契約 #リスク #進捗
- 記録中：各議題の冒頭に「決めたいこと」を口頭で宣言（要約の精度UP）
- 終了時：PMが決定／保留／アクションを口頭で再確認（そのまま要約へ反映）
- 共有：会議後30分以内にリンク配布、担当者はリアクションで既読・合意表示
- 保守：変更が出たら“元の議事録”に追記。最新版の場所を一本化
- 権限：社外共有は閲覧のみを原則。個人情報は削除・匿名化
- 棚卸し：週次で「未決・長期保留」を抽出して進行役が潰す
成果物テンプレ集
決定事項ログ（Decision Log）
| ID |
決定内容 |
背景・根拠 |
代替案 |
決定日 |
決定者 |
影響範囲 |
リンク |
アクションアイテム
RAID（Risk/Assumption/Issue/Dependency）
| 種別 |
タイトル |
詳細 |
影響 |
対応方針 |
担当 |
期限 |
リンク |
ステークホルダー・コミュニケーション記録
| 日付 |
相手 |
主題 |
合意／保留 |
次アクション |
所要時間 |
参照リンク |
導入30日プラン（スモールスタートで“定着”させる）
- Week1：パイロット
- PM＋コアメンバー3名で開始。命名規則・タグ標準を決める。
- 会議種別は「定例」「要件」「ベンダー」から。
- Week2：チーム拡張
- レビュー・口頭相談の“ミニ議事”を追加。
- 「決定／保留／アクション」の読み合わせを運用に組み込む。
- Week3：社外巻き込み
- ベンダー会議でリンク共有を実施。変更要求テンプレで合意形成を高速化。
- Week4：経営報告・OJT
- エグゼクティブサマリ運用を開始。新人のシャドーイング教材を作成。
よくある疑問とヒント
- Q. 会議が多くて、結局読むのが大変では？
A. 決定とアクションだけを先に確認。詳細は必要なときに原文へジャンプする“二層構造”がコツ。
- Q. メモと録音の二重管理にならない？
A. メモは“発散”、ギージーは“収束”。最後はギージーの要約に集約し、参照元リンクを貼れば迷子になりません。
- Q. センシティブ情報は？
A. 社外共有は閲覧制限を徹底。個人情報・機密はマスキング／匿名化のルールを事前に定めましょう。
小さな“型”が、大きな遅延を消す
PM業務の失敗は、ド派手なミスよりも小さな取りこぼしの累積で起きます。ギージーで**「話したこと」→「合意」→「実行」**の線路を一本化し、誰が見ても辿れるプロジェクト運営へ。
今日の会議から――タイトル命名、タグ、決定・アクションの分離。この3つだけ、まずは始めてください。
おわりに
プロジェクトは“記録の質”で速くなります。ギージーは、会議や口頭のやりとりを証跡とナレッジに変え、PMの説明責任・再現性・組織学習を底上げします。本書のテンプレと運用ルールを、そのまま明日の会議に持ち込み、まずは1週間――効果を体感してください。
もし現場に合わせたタグ設計・テンプレ設計・運用ルールの最適化が必要なら、いつでもご相談ください。あなたのプロジェクトに最短でフィットする“勝てる型”を一緒に作りましょう。
