2025.11.26
記録は「保険」であり「資産」です。
自治体業務において「会議で決まったことがうやむやになった」「引き継ぎがうまくいかない」「住民対応がトラブルに発展した」…そんな経験はありませんか？
こうした問題の多くは、「記録が不十分」「情報の伝達が曖昧」という、たった一つの原因に収束します。しかし逆に言えば、記録を正しく残すことで、これらの課題を一挙に解決することができるのです。
本記事では、自治体の現場で起きがちな「10のシーン」を例に、記録の重要性とその活用方法、そして組織にもたらす効果を徹底解説します。
庁内会議は、自治体の意思決定の中枢。議題、意見、決定事項が記録されなければ、「なぜこうなったのか？」という問いに答えられません。
記録を取ることで：
継続的な政策運営と透明な行政の土台となります。
住民との対話では、「言った・言わない」のトラブルが発生しやすい場面です。
記録があることで：
AI議事録ツールなどを活用すれば、会話の要点を自動で記録・保存することも可能です。
自治会、NPO、学校など、地域と協働する場面では、口頭合意や非公式なやりとりが生じがちです。
しかし、記録があると：
公文書化の一歩手前でも、録音・文字起こしによる「エビデンス」が大きな安心材料になります。
自治体職員の多くは2～3年で異動が発生します。記録がないと、業務の背景や課題認識が断絶されてしまいます。
記録を残すと：
結果として、新任者の立ち上がりスピードが圧倒的に変わります。
研修やOJTは一過性のものではなく、繰り返し活用できる「教育資産」にすべきです。
記録しておけば：
録音＋自動文字起こしの活用で、研修コストも削減できます。
民間委託や事業者とのやりとりでは、「聞いてない」「仕様が違う」などの認識齟齬が多発します。
記録を活用することで：
書面だけでなく、音声ベースの記録も交渉の武器になります。
災害時には、スピードと正確性が命。現場対応中でも「いつ誰が何を指示したか」を記録しておくことが重要です。
記録により：
実は、**災害後の検証報告書に必ず求められるのが「記録」**です。
委員会や審議会は、外部有識者や市民代表の声を政策に反映する重要な場です。
議事録があると：
特に審議過程に関する情報開示請求があった際、記録の有無が大きな差を生みます。
複数の行政機関が関わる会議では、「誰が何を理解していたか」が後になって問題になるケースも。
記録が残っていれば：
後からの交渉材料にもなり、職員の心理的負担も軽減します。
自治体には、制度ではなく経験で動いている部分が少なくありません。ベテランの判断基準は、組織文化そのもの。
記録することで：
「記録＝知のアーカイブ」として、自治体の進化を支えます。
記録は、行政の「武器」になる。
忙しい現場では「記録に時間を取られたくない」というのが本音でしょう。だからこそ、音声をAIで自動文字起こし・要約できるツールの導入が鍵となります。
そんな音声をAIで自動文字起こし・要約できるツールが、ギージーです！
記録は単なる保険ではありません。説明責任を果たし、業務を効率化し、未来へとつなぐ「武器」になるのです。
ぜひこの10の視点から、あなたの自治体業務における記録のあり方を見直してみてください。明日の行政が、もっと信頼される存在となるために。