議事録の書き方｜決定事項とネクストアクションが伝わる基本の型

議事録は、会議に出ていない人にも「何が決まり、次に誰が何をするのか」を正確に伝えるための文書です。ところが実際には、発言をだらだらと書き写しただけで結論が分からない議事録や、決定事項はあるのに担当者と期限が抜けている議事録が少なくありません。

本記事では、議事録の書き方の基本となる構成、すぐに使えるテンプレート、会議中・会議後に押さえるべきコツ、そしてAIを使って議事録作成を自動化する方法までをまとめて解説します。新人の方はもちろん、チームの議事録の質を揃えたいリーダーの方もぜひ参考にしてください。

議事録の役割と「良い議事録」の条件

議事録の3つの役割

議事録には大きく3つの役割があります。1つ目は、決定事項を記録して合意の証拠を残すこと。2つ目は、欠席者や関係者に会議の内容を共有すること。3つ目は、次のアクションを明確にして業務を前に進めることです。この3つを満たしていなければ、どれだけ丁寧に書かれていても議事録として機能しません。

良い議事録の条件

良い議事録は、次の条件を満たしています。

• 結論（決定事項）が最初に分かる。
• ネクストアクションに「誰が・何を・いつまでに」が書かれている。
• 決まらなかったこと（未決定事項）も残されている。
• 発言の逐語ではなく、論点ごとに要約されている。
• 会議終了後、できるだけ早く共有されている。

議事録の基本構成テンプレート

議事録の型は会社や会議の種類によって多少異なりますが、次の項目を押さえておけばほとんどの会議に対応できます。

1. 会議名・日時・場所：オンラインの場合は使用したツール名を記載。
2. 参加者・欠席者：役職や所属も添えると後から読む人に親切です。
3. 会議の目的・アジェンダ：何のための会議だったのかを1〜2行で。
4. 会議のあらすじ：議論の流れを論点ごとに要約。
5. 決定事項：決まったことを箇条書きで。理由も一言添える。
6. ネクストアクション：担当者・内容・期限をセットで。
7. 未決定事項・持ち越し課題：次回までに検討すべきこと。
8. 次回予定：日時と主なアジェンダ。

この順番のポイントは、読む人が最も知りたい「決定事項」と「ネクストアクション」を独立した項目として立てていることです。あらすじの中に埋もれさせず、見出しで切り出すことで、忙しい上司や関係者が数十秒で要点を把握できます。

「決定事項」の書き方

結論と理由をセットで書く

決定事項は「〇〇を△△にする」という結論だけでなく、「なぜそう決めたのか」を一言添えると、後から読んだ人が判断の背景を理解できます。たとえば「新機能のリリースは10月末に延期する（品質確認の期間を確保するため）」のように書きます。

「決まったこと」と「話し合ったこと」を区別する

議論はしたが結論が出なかったことを決定事項に混ぜてしまうと、認識のズレを生みます。決まっていないことは未決定事項に分け、「誰がいつまでに判断するか」を書いておきましょう。

「ネクストアクション」の書き方

担当者・内容・期限の3点セット

ネクストアクションは「担当者」「やること」「期限」の3点が揃って初めて機能します。「営業資料を修正する」だけでは誰も動きません。「田中：営業資料の価格ページを修正し、9月20日までにチームに共有」のように、固有名詞と日付で書くのが原則です。

会議の場で確認してから書く

ネクストアクションは、会議の最後に口頭で読み上げて参加者に確認するのが最も確実です。「これで合っていますか」と一言確認するだけで、議事録の修正依頼が大幅に減ります。

会議中の記録のコツ

逐語ではなく論点で記録する

発言をすべて書き取ろうとすると、議論についていけなくなります。「いま何の論点を話しているか」「その論点に対して出た意見は賛成か反対か」を単位にメモを取ると、後から要約しやすくなります。

数字・固有名詞・日付は正確に

金額、件数、期日、人名、会社名は議事録の信頼性を左右します。聞き取れなかった場合はその場で確認するか、録音を残しておいて後から確かめましょう。

会議中に骨組みを作っておく

テンプレートをあらかじめ開いておき、会議の進行に合わせて決定事項とネクストアクションを直接書き込んでいくと、会議終了時点で議事録の7割が完成している状態を作れます。

議事録作成でよくある失敗

• 共有が遅い：翌日以降に共有されると、参加者の記憶が薄れ、アクションの着手も遅れます。理想は会議当日中です。
• 主観が混ざる：「〇〇さんは消極的だった」のような書き手の解釈は避け、事実と発言内容に限定します。
• 長すぎる：詳細を残したい場合は文字起こし全文を別添にし、議事録本体は要点に絞ります。
• 担当者が曖昧：「チームで対応」「営業側で検討」は担当者不在と同じです。必ず個人名にします。

AIで議事録作成を自動化する方法

AI議事録ツールでできること

ここまで紹介した「型」を毎回人が書くのは、時間も集中力も要します。AI議事録ツールを使えば、会議を録音するだけでリアルタイムに文字起こしが行われ、会議終了後にはあらすじ・決定事項・ネクストアクション・未決定事項の項目に沿った要約が自動で生成されます。つまり、本記事で解説した議事録の基本構成が、人の手を介さずに出来上がるのです。

精度を上げるための使い方

AIに良い議事録を書かせるコツは、人が書くときと同じです。会議の目的と背景を事前に入力しておくこと、社内用語や商品名を辞書登録しておくこと、会議の最後にネクストアクションを口頭で確認して録音に残すこと。この3つを意識するだけで、生成される要約の質は大きく変わります。

要約テンプレートを自社仕様にする

営業会議・プロジェクト会議・経営会議では、残すべき項目が異なります。テンプレート機能を使って会議の種類ごとに要約の項目を設計しておくと、どの会議でも社内で統一された形式の議事録が自動で揃います。

会議のあとの仕事まで自動で片づける「ギージー」

ここまで見てきた課題を、ツールの力で解決するのがAI議事録サービス「ギージー」です。ギージーは会議を録音するだけで高精度な文字起こしと要約を自動で作成し、会議のあらすじ・決定事項・ネクストアクション・未決定事項を整理した議事録を仕上げます。対面の会議でも、Zoom・Microsoft Teams・Google Meetを使ったオンライン会議でも、録音はワンクリックで始められます。

ギージーが他のAI議事録ツールと大きく異なるのは、議事録の完成を「出発点」にしている点です。会議後の自動ワークフローを設定しておけば、会議が終わった瞬間に議事録が生成され、職種別のプロンプトからお礼メールの下書き・報告書・段取り表（WBS）といった成果物まで自動で作られ、Slackやメールで関係者に届きます。記録して終わりではなく、会議のあとの仕事が自動で片づく——それがギージーの考えるAI議事録の姿です。

セキュリティ面では、ISMS（ISO/IEC 27001）認証を取得し、IPアドレス制限や監査ログ、部署・課単位の権限管理など、法人での利用に求められる機能を備えています。有料契約は240社（2026年9月時点）に広がり、月60分まで使える無料プランも用意しているため、まずは自社の会議で試してから本格導入を判断できます。

会議の記録を自動化し、その先の業務まで軽くしたい方は、ぜひ無料体験からギージーをお試しください。導入事例や機能の詳細をまとめた資料も、資料請求フォームからすぐにお受け取りいただけます。

まとめ

議事録の書き方の基本は、決定事項とネクストアクションを独立した項目として立て、「誰が・何を・いつまでに」を明確にすることです。会議中は論点単位で記録し、会議終了後はできるだけ早く共有しましょう。そして、この型をAI議事録ツールに任せれば、議事録作成の時間をほぼゼロにしながら、チーム全体の議事録の質を揃えることができます。まずは次の会議から、テンプレートとAIの両方を試してみてください。